Die Zeiten von angehäuften Papierbergen, überfüllten Aktenschränken und Unmengen an Papierkram sind vorbei. Denn Handwerksbetriebe nutzen immer häufiger digitale Technologien für administrative Zwecke – allen voran die digitale Bauakte. Die digitale Bauakte enthält alle Unterlagen, die für die Planung und Ausführung eines Bauvorhabens von Bedeutung sind und kann vollkommen orts- und zeitunabhängig abgerufen werden. Wie genau das funktioniert? Wir liefern Ihnen Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen.
Was genau ist eine digitale Bauakte?
Wer baut, muss viele Daten bewegen: Eine digitale Bauakte bündelt und vernetzt Dokumente, Baupläne, Skizzen, Fotos und andere projektbezogene Unterlagen an einer zentralen Stelle und ermöglicht damit eine effektive Baustellendokumentation. Im Gegensatz zur üblichen analogen Bauakte liegen dabei alle relevanten Informationen des Bauprojektes im Cloudspeicher der Digitalen Bauakte Software und sind somit über jedes Gerät (Computer, Tablet, Smartphone) von jedem Ort aus zugänglich.
Welche Vorteile bietet eine digitale Bauakte?
Die Vorteile einer digitalen Bauakte liegen auf der Hand. Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Denn während man früher erst einmal seine Zettelwirtschaft durchforsten musste, um an die benötigten Informationen zu gelangen, hat man mit der digitalen Bauakte – wie bereits erwähnt – alle Informationen gebündelt in seinem Endgerät. Doch neben der zeitlichen und örtlichen Unabhängigkeit, bietet die digitale Bauakte noch weitere Vorteile. Zum Beispiel:
1. Ordnung am Bau erweist sich als schlau – auch im rechtlichen Sinne
Häufig muss ein Sachverhalt am Bau rekonstruiert werden, so zum Beispiel bei einem Schadensfall. Wenn alles in Papierformat dokumentiert wurde, bedeutet dies stundenlanges Durchforsten von Fotos, E-Mails und Dokumenten. Die Digitale Bauakte erleichtert diesen Prozess und garantiert eine lückenlose Dokumentation, die auf Knopfdruck abrufbar ist. Auch noch Jahre später! Mit der digitalen Baustellendokumentation halten Sie also im Streitfall rechtssichere Dokumente in Händen, die Ihre Leistung gegenüber Dritten beweisen.
2. Miteinander kommunizieren und dokumentieren: Garantierter Informationsfluss
Zusätzlich zur Ablagefunktion, bietet die digitale Bauakte gegenüber der analogen Papierdokumentation vor allem einen Vorteil: Sie schafft eine solide technische Grundlage zum einfachen, verzögerungsfreien Teilen aktueller Informationen und für den Austausch zwischen den Teams – und das sowohl mit Teammitgliedern vor Ort, mit den Mitarbeitern im Büro oder mit anderen Beteiligten wie Architekten oder Partnerunternehmen. So behalten Sie und alle anderen stets den Überblick über projektrelevante Daten.
3. Zentrale Adressverwaltung und E-Mail-Service
An einem Bauprojekt sind immer mehrere Parteien beteiligt: Auftraggeber, Bauunternehmer, Behörden und Handwerksbetriebe. Das erfordert ein hohes Maß an Organisation. Die digitale Bauakte bietet unter anderem eine Funktion zur zentralen Adressverwaltung. So haben Sie alle Informationen zu Ansprechpartnern zentral an einem Ort und können diese direkt über die Software auch per Mail kontaktieren.
4. Workflow und Mängelerfassung
Digitale Bauakten beinhalten alle Funktionen, um Aufgaben und Prozesse digital abzubilden. Es können Bearbeitungsschritte mit Fristen hinterlegt werden, um Deadlines einzuhalten und Fortschritte zu veranschaulichen. Außerdem sind verschiedene Workflows – wie etwa die Mängelerfassung – bereits vorgefertigt vorhanden.
5. Einfacher Export von Berichten und Protokollen
Auch individuelle Berichte oder Protokolle können ganz einfach per Klick aus der Software exportiert und mit den entsprechenden Personen geteilt werden. Da keine manuelle Formatierung wie bei Word und Excel nötig ist, sparen Sie kostbare Zeit – und vor allem auch Nerven! Ihr Geschäftsführer oder Ihre Bauherren werden sich freuen.
6. Bester Schutz vor Datenverlust
Auch über den Projektabschluss hinaus, sind die Daten gespeichert und zentral über die digitale Bauakte abrufbar. Diese werden auf DIN ISO 27001 zertifizierten Servern gespeichert und können noch jahrelang nach Abschluss eines Projekts eingesehen werden. Dies kann beispielsweise in rechtlich kritischen Situationen von Vorteil sein.
Für welche Handwerksunternehmen ist die digitale Bauakte wirklich sinnvoll?
Die digitale Bauakte ist grundsätzlich für jeden Handwerksbetrieb von Interesse. So können Maurer beispielsweise damit Baustellen- und Gebäudebegehungen über ihr mobiles Endgerät dokumentieren. Oder ein Elektrotechniker kann sich einen Überblick über Behinderungen, Mängel und Schäden auf der Baustelle machen und seine Zeiten erfassen.
Und auch der Installateur- und Heizungsbauer kommt auf seine Kosten, wenn dieser etwa seine Baustellendaten immer und überall abrufen und auch von unterwegs auf Störungen auf der Baustelle reagieren kann. Ebenso Maler und Lackierer, die dank digitaler Bauakte ihre aktuellen Pläne nicht nur im Büro liegen haben, sondern diese auch jederzeit mobil abrufen können.
Mehr zur Digitalisierung im Handwerksbetrieb erfahren Sie hier: https://www.teba-kreditbank.de/blog/digitale-loesungen-fuer-unternehmen/
Unser Fazit: Mit der digitalen Bauakte machen sich Handwerksbetriebe das Leben leichter
Durch den Einsatz einer digitalen Bauakte machen sich Handwerksbetriebe ihre Arbeit deutlich leichter und sparen langfristig Zeit, Kosten und Nerven. Sie behalten stets den Überblick über den Baufortschritt, können unkompliziert Berichte erstellen und schaffen sich zusätzliche Rechtssicherheit. Und wem die nötige Liquidität zur Erstinvestition in die digitale Bauakte fehlt, für den bieten wir – die TEBA Kreditbank – mit unserem Factoring-Angebot eine Möglichkeit, schnell zu freien Mittel für Investitionen zu gelangen.
