Als Unternehmer müssen Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen. Höchste Zeit also, noch einmal die Rechnungs-Checkliste durchzugehen: Welche Pflichtangaben muss jede Rechnung beinhalten? Was gibt es zu beachten? Und wie können Rechnungen zur Imagebildung beitragen?
In einer Rechnung werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet, die vorher im Kaufvertrag vereinbart wurden. Sie ist also ein wichtiges Dokument und muss gesetzlich verpflichtend alle wichtigen Angaben zu Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden enthalten. Außerdem gibt es zwei wichtige Fristen zu beachten: Sobald die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde, muss die entsprechende Rechnung innerhalb von sechs Monaten gestellt werden (Frist für die Rechnungsstellung) und in jedem Fall zehn Jahre lang aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfrist).
Ansonsten sollten Sie bei jeder Rechnungsstellung folgende Checkliste durchgehen:
- Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers (Ihr Unternehmen)
- Name und Anschrift des Debitors (Ihr Kunde)
- die Steuernummer und Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
- den Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung
- den Brutto- und Netto-Rechnungsbetrag
- den geltenden Steuersatz
- den Steuerbetrag
- Zahlungsziel und ggf. Skonto-Rabatt bei frühzeitiger Zahlung
Übrigens: Bei Rechnungen über sogenannte „Kleinbeträge“ (< 250,00 €) sind die Steuernummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum nicht verpflichtend anzugeben.
Kein Abschluss vor dem Abschluss!
Gerade in stressigen Zeiten kommt es immer wieder mal vor, dass Schlussrechnungen zu lange liegen bleiben und erst lange nach Abschluss des Auftrags ausgestellt werden. Das wiederum kann sich auch negativ auf die Zahlungsmoral der Kunden auswirken, die nach über einem Jahr nach Fertigstellung einer Baustelle vielleicht sogar einen Grund haben, um den Betrag zu streiten – und damit wären sie in Hinblick auf die Rechnungsstellungsfrist absolut im Recht. Planen Sie darum jeden Auftrag nicht nur bis zum Projektabschluss, sondern bis zum Versand der Schlussrechnung durch und tragen Sie sich den Termin im Kalender ein! So verhindern Sie, dass Abschlussrechnungen auch bei langfristigen Projekten in Vergessenheit geraten.
Steigen Sie um auf E-Rechnungen!
Falls noch nicht geschehen, ist der Umstieg auf papierfreie Online-Rechnungen absolut empfehlenswert. Damit sparen Sie nicht nur Papier, Tinte, Porto und Platz für Ablageordner, sondern auch wertvolle Zeit, sodass Skonti gegebenenfalls rechtzeitig in Anspruch genommen werden können und Ihnen schnellere Liquidität verschaffen. Das digitale Rechnungswesen gehört also unbedingt zum modernen Unternehmen – oder wie man „neudeutsch“ sagt: Business 2.0. Wichtig ist allerdings, das Einverständnis des Kunden einzuholen, dass er mit elektronischen Rechnungen einverstanden ist!
Rechnungen als Imagefaktor?
Neben den „harten Fakten“ einer Rechnung legen viele Kunden heute immer mehr Wert auf ein ansprechendes Rechnungsanschreiben. Und das können Sie sich als Unternehmer zunutze machen! Denn zwischen den unzähligen monotonen Zahlungsaufforderungen fallen Sie mit einem originellen Anschreiben regelrecht auf und können Sympathiepunkte bei Ihren Kunden sammeln. Wenn Sie zum Beispiel schon lange und intensiv mit einem Kunden zusammengearbeitet haben, kann es sich lohnen, mit einem kurzen persönlichen Einstieg einen guten Eindruck zu hinterlassen. Statt sofort zur Zahlung aufzufordern, könnten Sie auch mit einer positiven Einleitung beginnen, wie zum Beispiel:
„Sehr geehrter Herr Müller,
wir bedanken uns für die erneute gute Zusammenarbeit und hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit unserem Produkt haben!“
Und auch die eigentliche Zahlungsaufforderung muss nicht steif und bürokratisch klingen. Versuchen Sie hierbei umständliche oder unterwürfige Formulierungen, wie „wir erlauben uns … in Rechnung zu stellen“ oder „gemäß unseres Angebots stellen wir nachfolgend … in Rechnung“ zu vermeiden. Hier dürfen Sie ruhig direkt sein: „Wir berechnen folgende Leistungen“, wirkt klar und souverän und ist vollkommen ausreichend.
Im Schlussabsatz können Sie ebenfalls einen persönlichen Gruß hinterlassen oder auch um Weiterempfehlung bitten:
„Wir danken schon jetzt für Ihre Überweisung! Wenn Sie mit unseren Leistungen zufrieden waren, empfehlen Sie uns gerne weiter. Wenn nicht, freuen wir uns auf ihr Feedback!
Mit besten Grüßen nach Altona,
M.M.“
Natürlich ist und bleibt eine Rechnung letztendlich eine Zahlungsaufforderung. Aber wenn Sie dabei ein paar Kleinigkeiten beachten, kann sie sich durchaus positiv auf die Wahrnehmung Ihrer Kunden auswirken!
Quellen:
https://www.handwerk.com/5-liquiditaets-tipps-vom-profi-so-werden-sie-krisenfest?part=2