Dos & Don’ts beim Nein-Sagen
Die wichtigste Basis ist ein gesundes Selbstwertgefühl. Je besser Sie Ihre eigenen Grenzen kennen, desto leichter fällt es Ihnen, rechtzeitig und selbstbewusst Nein zu sagen. Selbst wenn das bedeutet, dass andere Ihre Entscheidung nicht verstehen (wollen) oder darauf negativ reagieren. Wer sich selbst wertschätzt, weiß: Wenn Sie eine Bitte ausschlagen, räumen Sie sich selbst und Ihren eigenen Aufgaben Priorität ein. Die Kunst dabei ist, Ihr Nein selbstbewusst, aber nicht verletzend zu formulieren. Das geht recht einfach:
- Achten Sie auf einen respektvollen Ton und eine nachvollziehbare Ablehnung.
- Begründen Sie Ihre Ablehnung kurz.
- Hören Sie Ihrem Gegenüber aufmerksam zu und unterbrechen Sie ihn nicht.
- Bleiben Sie höflich, auch wenn die Anfrage unverschämt war.
- Heben Sie niemals die Stimme (das wirkt aggressiv) und seien Sie nicht beleidigt (das wirkt infantil).
So sagen Sie im Job höflich Nein
Gegenüber einem Kunden, Geschäftspartner oder Vorgesetzten empfiehlt es sich, das „Nein“ zu umschreiben. Am einfachsten mit einem „Ja, aber…“. Mögliche Wege dafür sind:
1. Alternativen anbieten – zum Beispiel:
“Ich muss heute unbedingt diese Sache für den Kunden fertig machen. Aber morgen könnte ich mich dann darum kümmern.”
“Ich kann Ihr Anliegen nachvollziehen. Leider können wir das aus dem Grund X nicht genauso umsetzen. Stattdessen kann ich Ihnen folgende Lösung anbieten…”
2. Die Folgen verdeutlichen – zum Beispiel:
“Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegenbringen. Aber wenn ich diese Aufgabe zusätzlich zu meinen laufenden Projekten übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X nach hinten verschieben.”
“Ich kann das gerne machen. Sie wissen aber, dass ich in das Thema noch nicht involviert war. Ich muss mich da erst einarbeiten, bevor ich in gewohnter Qualität arbeiten kann.”
3. Ehrliche Bedenken äußern – zum Beispiel:
“Ich bin zurzeit enorm eingespannt, so dass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden. Zu einem anderen Zeitpunkt werde ich mich gerne mit vollem Einsatz dem Projekt widmen.”
„Diese Aufgabe kann ich leider nicht übernehmen, da mir die nötige Qualifikation dazu fehlt. Ich kann Ihnen stattdessen bei diesem Service behilflich sein.“
„Dieses Produkt/diese Leistung bieten wir nicht an, weil … Stattdessen würden wir eine Alternative vorschlagen.“
4. Gemeinsam vorplanen – zum Beispiel:
„Ich verstehe, dass Ihr Anliegen wichtig/dringend ist und wir versuchen eine Lösung zu finden. Wie können wir unsere Zusammenarbeit verbessern, um auszuschließen, dass so etwas (z. B. Terminstress, kurzfristige Änderungen etc.) in Zukunft wieder passiert?“
5. Ja sagen mit einer selbst festgelegten Erledigungsfrist – zum Beispiel:
“Ich kümmere mich sehr gerne darum. Bis Ende der Woche werde ich das erledigt haben.”
“Ich muss das an den zuständigen Kollegen übergeben. Er wird Sie umgehend kontaktieren und mit Ihnen die weiteren Schritte besprechen.”
6. Um Verständnis bitten (vor allem bei Mitarbeitern) – zum Beispiel:
“Ich verstehe Ihre schwierige Lage, aber ich kann aktuell keine Minute entbehren, weil ich selber gerade im Stress bin.”
“Ich weiß, das wird Sie enttäuschen, aber ich kann das dieses Mal leider nicht übernehmen.””Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Ich bitte um Verständnis, dass ich nicht noch mehr übernehmen kann.”
Übung macht den Meister
Wenn Sie sich eine Weile bewusst mit Ihren Aufgaben und der dafür benötigten Zeit beschäftigen, fällt es Ihnen leichter zu erkennen, wo Ihre Grenzen liegen und wo Sie noch Potenzial haben. Mit diesem Selbstbewusstsein wird es Ihnen deutlich leichter fallen, wenn nötig auch einmal zu Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden mit gutem Grund Nein zu sagen.
