Die Digitalisierung hat die Geschäftswelt grundlegend verändert. Auch im Finanzwesen und Controlling bietet sich die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben durch digitale Tools zu erleichtern. Doch wie genau können Unternehmen von solchen Automatisierungslösungen profitieren – und wie lassen sich diese in den Arbeitsalltag integrieren? In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, welche Potenziale die Automatisierung im Finanzbereich bietet und wie Sie dadurch Zeit und Geld sparen.
Controlling und Finanzen: zeitaufwendige, aber unverzichtbare Aufgaben
Controlling und Finanzmanagement sind in jedem Betrieb zeitaufwendige, aber trotzdem notwendige Aufgaben. Finanzbuchhaltung, Rechnungslegung, Mahnwesen und Controlling verschlingen wertvolle Ressourcen, die besser im Kerngeschäft investiert wären. Digitale Tools und Automatisierungslösungen können helfen, das Buchhaltungsteam zu entlasten. Doch wie viel Automatisierung ist sinnvoll? Und welche Teilbereiche eignen sich besonders gut für die digitale Unterstützung?
Vier gebräuchliche Beispiele für die Automatisierung im Finanzbereich sind:
- Automatisierte Buchhaltung: Buchhaltungstools wie DATEV oder Lexware bieten Funktionen zur automatisierten Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Dies minimiert den manuellen Aufwand und reduziert Fehler bei der Dateneingabe.
- Automatisierte Rechnungslegung: Digitale Tools zur Rechnungslegung generieren automatisiert Rechnungen auf Basis vordefinierter Vorlagen und Prozesse. Dies sorgt für mehr Übersichtlichkeit.
- Digitale Zahlungsabwicklung: Digitale Zahlungsplattformen und E-Banking-Tools ermöglichen eine nahtlose Zahlungsabwicklung, sodass Transaktionen schneller und sicherer durchgeführt werden können.
Automatisiertes Mahnwesen: Durch den Einsatz von KI-gestützten Tools können Mahnungen automatisch erstellt und versendet werden. Diese Tools ermöglichen auch eine individuelle Anpassung der Mahnschreiben, abhängig vom Kundenprofil oder dem Zahlungsstatus.
KI und maschinelles Lernen: Smarte Helfer im Finanzwesen
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Finanzautomatisierung. Sie können beispielsweise eingesetzt werden, um Cashflow-Prognosen zu erstellen, Zahlungsströme zu analysieren und potenzielle finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Die Technologien werten riesige Datenmengen praktisch in Echtzeit aus und bieten wertvolle Einblicke, die menschliche Controller in der gleichen Geschwindigkeit kaum bereitstellen könnten.
KI und ML verbessern somit die Qualität der Datenanalyse, verschaffen der Geschäftsführung eine fundiertere Basis und mehr Zeit für strategische Entscheidungen.
Die richtige Balance finden – die Grenzen der Automatisierung
Trotz dieser Möglichkeiten muss man beim Einsatz digitaler Tools die richtige Balance finden. Nicht jede Aufgabe lässt sich sinnvoll automatisieren und nicht jedes Unternehmen profitiert im gleichen Ausmaß.
In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheits- oder Versicherungswesen erschweren strenge Datenschutz- und Compliance-Regeln die Implementierung von digitalen Automatisierungslösungen. Für Unternehmen in der Handels- oder Dienstleistungsbranche dagegen kann eine umfassendere Automatisierung der Finanzprozesse erhebliche Effizienzgewinne bringen. In jedem Fall sollten die eigenen Geschäftsprozesse genau analysiert werden, um jene Bereiche zu identifizieren, in denen KI und Co. gewinnbringend eingesetzt werden können, ohne in rechtliche Graubereiche zu geraten oder Kunden zu verunsichern.
Factoring: Zeit und Geld durch Outsourcing sparen
Factoring ist so gesehen beides, eine hervorragende Ergänzung, aber auch Alternative zu den beschriebenen Automatisierungslösungen. Bei diesem innovativen Finanzierungssystem verkaufen Unternehmen ihre offenen Forderungen an einen Factoring-Dienstleister. Gleichzeitig werden die Überwachung offener Forderungen und das Mahnwesen ausgelagert und das Ausfallrisiko übertragen. Factoring reduziert somit den administrativen Aufwand und ermöglicht Unternehmen, hier Zeit und Geld zu sparen.
Weil die verkauften Forderungen außerdem innerhalb weniger Werktage beglichen werden, stärkt Factoring die Liquidität von Unternehmen. Sie haben so gesehen die Wahl: Vereinfachung administrativer Prozesse durch Automatisierung oder Auslagerung von Teilen der Buchhaltung an einen Factor.
Möglich ist außerdem die Kombination aus beiden Strategien, also die Optimierung der internen Finanzprozesse PLUS administrative Entlastung und Liquiditätssteigerung durch Factoring. Die TEBA Kreditbank ist als einer der führenden Factoring-Anbieter in Deutschland die richtige Adresse für Sie.
