Zeit ist Geld – das wusste schon Benjamin Franklin, der diese Weisheit bereits im Jahre 1748 zum geflügelten Wort machte. Dass er damit recht hatte, erkennt man spätestens als selbständiger Unternehmer.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen scheinen die Tage einfach nicht genug Stunden zu haben, um die Vielzahl an Aufgaben bewältigen zu können. Da kann ein ineffizientes Zeitmanagement einen Betrieb nicht nur Nerven, sondern auch Kunden und Aufträge – also Geld – kosten. Wenn Sie dann als Chef versuchen, alles zu kompensieren, steuern Sie geradewegs auf eine Überlastung zu, die weder Ihnen noch dem Unternehmen nutzt. Darum gehört es zu den grundlegenden Aufgaben einer guten Unternehmensführung, sorgsam mit dem wertvollen Gut „Zeit“ umzugehen. Aber wie kann man überhaupt Zeit einsparen? Wie soll man Überstunden reduzieren, wenn die Kunden Schlange stehen? Und wie soll man wachsen, wenn eine Arbeitswoche nun einmal limitiert ist?
5 goldene Regeln zum Thema „Zeitmanagement“
1. Rechtzeitig und realistisch planen!
Überraschungen gehören zum Alltagsgeschäft wie der Hammer zum Meißel. Umso wichtiger ist es, die vorhersehbaren Dinge rechtzeitig und realistisch einzukalkulieren. Voraussetzung für eine gute Zeitplanung ist das richtige Gespür, wie lange Mitarbeiter X für Tätigkeit Y brauchen wird. Digitales Time-Tracking oder ganz einfache analoge Notizen dokumentieren nicht nur die Arbeitszeit, sondern motivieren nebenbei noch dazu, sich auf diese eine Tätigkeit zu konzentrieren und nicht abzuschweifen. Es gibt zahlreiche Hilfsmittel, die Ihnen bei der Planung helfen werden. Egal, ob manueller Kalender oder modernes Projektmanagement-Tool: Finden Sie heraus, was am besten zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt!
Aber Achtung: Bei der Projektplanung wird oft vergessen, dass Menschen keine Maschinen sind und selbst die besten Mitarbeiter nicht an 365 Tagen im Jahr 100% Leistung bringen können. Versuchen Sie bei der Planung das richtige Mittelmaß zwischen realistischen Vorgaben und genügend Ansporn zu finden!
2. „Mehr Arbeit“ ist nicht gleich „Mehr Stunden“
Wenn sich die Aufträge stapeln und Ihre Mitarbeiter mit der Arbeit nicht mehr hinterherkommen, muss die Lösung nicht immer „mehr Arbeitsstunden“ heißen. Das mag paradox klingen, aber manchmal lohnt es sich auch die Rentabilität von einzelnen Aufträgen genauer anzuschauen. Wenn man bei genauerem Hinschauen darauf kommt, dass sich manche Aufträge nicht rechnen oder Mehrarbeit entsteht, die nicht weiterverrechnet werden kann, lohnt es sich auch mal nein zu sagen. Zudem kann man bei genauer Betrachtung stellenweise auch Arbeitsprozesse effizienter gestalten, somit die Stunden reduzieren und dadurch entweder die Kapazität für neue Aufträge oder mehr Freizeit für sich und Ihre Mitarbeiter gewinnen!
3. Prozesse hinterfragen!
Nur, weil Prozesse „immer schon so waren“, heißt das nicht, dass man sie nicht in Frage stellen darf – ganz im Gegenteil! Vielleicht sind Arbeitsabläufe nicht mehr zeitgemäß, für gewisse Projekte ungeeignet oder verbrauchen unnötige Ressourcen. Nehmen Sie sich also regelmäßig Zeit dafür, bestehende Arbeitsprozesse zu hinterfragen, mögliche Probleme zu analysieren und neue Wege zu finden. So verhindern Sie, dass sich Zeitfresser einschleichen, die zur Routine werden und Ihnen möglicherweise wertvolle Zeit rauben!
Übrigens: Einer der meist verbreiteten Zeiträuber ist ein ineffizientes Rechnungsmanagement. Mahnungen schreiben, Beträgen hinterherlaufen und andere lästige To-Dos können nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch einige Nerven kosten. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, könnte Factoring genau das Richtige für Sie sein. Die Rechnungsauslagerung der TEBA Kreditbank verschafft Ihnen nicht nur sofortige Liquidität, sondern übernimmt auch das gesamte Rechnungsmanagement. So haben Sie mehr Zeit für Ihr eigentliches Geschäft!
4. Ziele definieren!
Kennen Sie Ihre Unternehmensziele? Und kennen Ihre Mitarbeiter diese auch? Oft laufen Prozesse im Unternehmen ab, die keinen Mehrwert für Ihr Unternehmensziel haben. Definieren Sie darum klare Ziele: Auf welche Produkte und Dienstleistungen wollen Sie sich zukünftig konzentrieren? Auf welchem Markt möchten Sie sich dauerhaft bewegen? Wie wollen Sie auf die Herausforderungen und Möglichkeiten der Zukunft reagieren?
Aber nicht nur langfristige Ziele sind wichtig für Sie und Ihre Mitarbeiter. Schaffen Sie auch kurzfristige Zwischenziele! Gerade bei Langzeitprojekten besteht die Gefahr, dass subjektiv der Zeitdruck nachlässt, der einen dann aber kurz vor Projektende doch wieder einholt. Zwischenziele geben Langzeitprojekten eine greifbare Struktur, die die Selbstorganisation unterstützen und zusätzlich motivieren, denn: Ziele erreichen macht Spaß!
5. Mise en place!
Was in der Gastronomie zum kleinen 1×1 gehört und irgendwie französisch klingt, sorgt garantiert auch im Handwerksbetrieb für mehr Produktivität. „Mise en Place“ bedeutet nichts anderes als „Bereitstellung“ und heißt in der Praxis: Es sollte immer alles griffbereit sein, was man für seine Tätigkeit benötigt. So banal das klingt – gerade bei wechselnden Arbeitsplätzen oder Großeinsätzen auf Baustellen mit vielen verschiedenen Akteuren sorgt eine gut strukturierte Selbstorganisation maßgeblich für produktivere Arbeitsstunden und effektive Zeitersparnis. Von der Checkliste bis zur Foto-Dokumentation: Alles ist erlaubt, um den Überblick nicht zu verlieren, damit alle Arbeitsmaterialien rechtzeitig dort sind, wo sie gebraucht werden.
Last but not least bleibt noch zu sagen:
Kommunikation ist das A und O. Nehmen Sie sich genügend Zeit, anstehende und laufende Projekte mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über mögliche Veränderungen und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Prozesse mitzugestalten. Auch wenn die Zeit knapp ist – eine wöchentliche Status-Besprechung sollte das Minimum in jedem Betrieb sein. Oder um es mit Franklins Worten zu sagen:
„Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen.“
Benjamin Franklin
