Als Unternehmer hat man tagtäglich mit Kunden zu tun. Kunden, die Waren kaufen oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen und so den Geschäftserfolg positiv beeinflussen. Zumindest in den meisten Fällen „positiv“. Denn werden Kundenrechnungen erst sehr spät oder gar nicht beglichen, kann sich das negativ auf die Liquidität und damit auf das gesamte Unternehmen auswirken. Dies gilt es zu verhindern: Mit einer professionellen Debitorenbuchhaltung behalten Sie stets den Überblick über Ihre Kundenforderungen und lernen die Zahlungsmoral ihrer Abnehmer besser kennen.
Debitorenbuchhaltung: Definitiv eine Erklärung wert
Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und dient der Organisation und Bearbeitung der Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden. Dazu zählen die Erfassung und der Versand von Rechnungen, die Zuordnung von Zahlungen, die Verfolgung von Fälligkeiten, Mahnungen und Inkasso sowie entsprechende Auswertungen. Das kommt Ihnen spanisch vor? Nicht ganz, denn der Begriff „Debitor“ stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt „Schuldner“. Ein Kunde – sprich Debitor – kauft etwas, löst sozusagen eine Forderung aus, und „schuldet“ damit dem Unternehmen einen gewissen Betrag. Eigentlich ganz logisch, oder?
Hüter der Schulden: Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Doch die Erfassung der offenen Beträge ist weit aus differenzierter zu betrachten als das reine Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung lassen sich grundsätzlich in zwei Teilbereiche untergliedern: Forderungsmanagement und Informationsmanagement.
Teilbereich 1: Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement betrifft alle Maßnahmen, die ein Unternehmen im Zusammenhang mit offenen Kundenforderungen ergreifen kann. Dazu zählen etwa:
- Anlegen und Verwaltung der Kundenkonten (Debitorenkonten)
- Rechnungserstellung und Rechnungsversand
- Registrierung der Zahlungen von Kunden und Zuordnung der offenen Rechnungen
- Überwachung von Zahlungsterminen
- Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen (wenn Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen)
Unser Tipp: Wer sich das mühsame Eintreiben offener Rechnungen ebenso ersparen will wie das Schreiben von Mahnungen, der sollte sich über Factoring informieren. Das Full-Service-Factoring-Angebot der TEBA beinhaltet sowohl die Übernahme des Ausfallrisikos als auch das gesamte Mahnwesen.
Teilbereich 2: Informationsmanagement
Das Informationsmanagement beschäftigt sich grundlegend mit zwei Dingen: dem generellen Zahlungsverhalten der Kunden und den zu erwartenden Zahlungen von noch offenen Forderungen an das Unternehmen. Dazu wird etwa die Bonität der Kunden geprüft. Doch wozu das Ganze? Um anhand dieser Analyse bereits frühzeitig Informationen über potenzielle Risiken für das Unternehmen zu erhalten. Außerdem weiß der Unternehmer so, wann er mit welchen Zahlungen rechnen kann, erhält Aufschluss über den finanziellen Spielraum im Zeitablauf und kann die Unternehmensplanung darauf aufbauend steuern.
Was passiert, wenn Kunden Rechnungen nicht bezahlen?
Unternehmen sollten bestmöglich über die Zahlungsmoral ihrer Kunden informiert sein und mögliche Risiken im Blick behalten. Zu viele offene Rechnungen können nämlich schnell zu Liquiditätsengpässen, zu ungenutzten Wachstumschancen (aufgrund mangelnder finanzieller Mittel für Investitionen) und damit im Extremfall zu einer Unternehmenskrise führen.
Das Mahnwesen bildet das zentrale Element im Zusammenhang mit offenen Forderungen. Werden Rechnungen nach einer gewissen Zahlungsfrist (in Deutschland i. d. R. 14 Tage) nicht bezahlt, erfolgt eine Mahnung an den Debitor. Wird auch dann der Forderung nicht nachgekommen, folgt eine zweite Mahnung und anschließend eine letzte, dritte Mahnung. Wird auch auf diese nicht reagiert, dann werden entsprechende Maßnahmen in Zusammenarbeit mit einem Rechtsanwalt ergriffen, oder der Vorfall wird an ein Inkassobüro übergeben.
Unser Tipp: Skonto kann ein Anreiz für Kunden sein, Rechnungen schnell zu bezahlen. Es handelt sich dabei um einen Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer definierten Zeit.
