Rechnungen schreiben, Belege sortieren und Steuern zahlen. Das kommt wohl jedem in den Sinn, wenn er an Buchführung denkt. Tatsächlich geht es um einiges mehr! Buchhaltung spielt in der Unternehmensführung eine tragende Rolle. In Deutschland ist letztendlich auch jeder Betrieb verpflichtet „Buch zu führen“. Wer dem nicht nachkommt, riskiert hohe Strafen und Nachzahlungen, im schlimmsten Fall kann es sogar das Aus für das eigene Unternehmen bedeuten. Alles rund um Buchhaltung, die Basics und Tipps, erfahren Sie hier.
Was versteht man unter Buchhaltung?
Verpönt als trocken und eintönig, werden in der Buchhaltung alle sogenannten Geschäftsvorfälle dokumentiert, folglich alle Vorgänge, die das Vermögen einer Firma betreffen. Dazu gehören somit Lohnzahlungen, Geschäfte mit Kunden aber auch Factoring- oder Kreditbeantragungen. Mithilfe dieser exakten Erfassung aller Einnahmen wie Ausgaben, kann beispielweise der Gewinn in einem bestimmten Zeitraum berechnet werden.
Im üblichen Gebrauch werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung gerne als Synonyme verwendet. Das ist so nicht richtig. Unter der Buchhaltung ist die Abteilung eines Betriebes, die für die Buchführung zuständig ist, gemeint. Demzufolge wird unter der Buchführung, der eigentliche Prozess bei dem Einnahmen/Ausgaben, Rechnungen, Löhne etc. organisiert und aufgezeichnet werden verstanden.
Buchhaltung in ihrer ganzen Vielfalt
Buchhaltung ist nicht gleich Buchhaltung! Je größer das Unternehmen, desto mehr unterschiedliche Aufgaben und Bereiche lassen sich differenzieren. Diese Teildisziplinen sollten Ihnen bekannt sein:
- Lohnbuchhaltung
Die Verwaltung sämtlicher Lohn- und Gehaltzahlungen fällt unter diesen Teilbereich der Buchhaltung.
- Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung fasst alle Buchungen zusammen umso das Gesamtergebnis des Unternehmens festzustellen
- Bilanzbuchhaltung
Darunter versteht man die Dokumentation aller geschäftlichen Tätigkeiten, die in der Bilanz erfasst werden.
- Anlagenbuchhaltung
In diesem Bereich werden sämtliche Güter des Unternehmens verwaltet.
- Kreditorenbuchhaltung
Verwaltet die Verbindlichkeiten von in Anspruch genommenen Leistungen oder Lieferungen.
- Debitorenbuchhaltung
Besonders für das Factoring sehr wichtig! Forderungen und Gutschriften werden erfasst und verwaltet. Dazu kommt auch das Mahnwesen.
Worin unterscheiden sich einfache und doppelte Buchführung?
Einfache Buchführung
Bei der einfachen Buchführung werden Einnahmen wie Ausgaben einmal erfasst und protokolliert. In chronologischer Reihung können am Ende eines Geschäftsjahres, sämtliche finanzielle Aktivitäten gegenübergestellt und daraus der Gewinn ermittelt werden.
Verpflichtet zu der einfachen Buchführung sind:
- Freiberufler und
- Kleinunternehmer
Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchhaltung sieht, wie der Name bereits vermuten lässt, mindestens zwei Bücher bzw. virtuelle Konten vor. Sämtliche Geschäftsvorfälle werden daher doppelt gebucht – auf ein Konto und auf ein Gegenkonto. Sinn dahinter ist die Differenzierung von Soll und Haben.
- Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten)
Diese informieren über Bestände des Unternehmens wie Forderungen, Vermögen und Eigenkapital. Bestandskonten sind relevant für die Bilanz.
- Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten)
Sind für Gewinn- und Verlustrechnung interessant. Umsatzerlöse, Löhne und Gehälter sowie und Steuern werden hier festgehalten. Die doppelte Buchführung müssen folgende Unternehmer-Gruppen durchführen:
Verpflichtet zur doppelten Buchführung sind:
- Unternehmen und Betriebe die einen Jahresumsatz von 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn ab 60.000 Euro erzielen
- Unternehmen und Betriebe, die wegen ihrer Rechtsform im Handelsregister eingetragen werden müssen
5 Schritte für eine gelungene Buchführung
Schritt 1: Basics feststellen
Einfache oder doppelte Buchführung, das ist hier die Frage! Für wen welche Form der Einnahmen und Ausgaben-Dokumentation in Frage kommt, ist gesetzlich geregelt.
Schritt 2: GOB kennen und berücksichtigen
Gesetzlichen Vorgaben, die verschiedene Elemente vorsehen und die Buchführung in ihrer Ordnung und Struktur maßgeblich bedingen, sind unter der GOB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) bekannt. Diese Grundsätze sehen vor, dass alle Angaben:
- nachvollziehbar und nachprüfbar sind
- richtig und vollständig sind – es darf weder etwas weggelassen noch etwas dazu gedichtet werden
- zeitnah und fortlaufend in Buchung und Aufzeichnung sind
- mittels Belegt angeführt werden
Schritt 3: Umsatzsteuerpflicht ermitteln
Als Unternehmer ist man umsatzsteuerpflichtig. Einzige Ausnahme: Kleinunternehmer (fallen unter die Kleinunternehmerregelung). Dafür dürfen diese im ersten Geschäftsjahr nicht mehr als 17.500 Euro an Umsatz gemacht haben, im zweiten Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro. Wenn die Summe den Wert übersteigt, kann man als Unternehmer Vereinfachungen im Umsatzsteuerrecht beanspruchen.
Schritt 4: Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen
Um genau festzulegen was die eigene Leistung beinhaltet, müssen Angebote verfasst werden. Darin werden mindestens folgende Punkte angeführt:
- Art und Umfang der Leistung
- Zeitraum der Leistung (Beginn und Ende)
- Gesamtpreis oder der jeweilige Stundensatz
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Umsatzsteuersatz (wenn relevant)
Schritt 5: Professionelle Rechnungen schreiben
Das Schreiben einer Rechnung ist von der Gesetzgebung penibel festgelegt. Alle Pflichtangaben müssen mitangeführt sein. Dazu gehören:
- Name und Anschrift
Name und vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer
Eine der beiden Angaben ist Pflichtangabe.
- Ausstellungsdatum
Wann wurde die Rechnung ausgestellt.
- Rechnungsnummer
Alle Rechnungen müssen mit fortlaufenden Nummer vermerkt sein.
- Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung
Die gelieferten Produkte oder ausgeführten Leistungen müssen eindeutig identifizierbar beschrieben werden.
- Zeitpunkt der Lieferung und Leistung
Unterschied zum Ausstellungsdatum wird hier die Zeit der erbrachten Leistung angeführt. Es reicht, wenn an dieser Stelle der Monat angegeben wird.
- Erhaltene Anzahlungen
Wenn Anzahlungen für diese Lieferung oder Leistung erhalten wurden, müssen diese auf der Rechnung vermerkt und abgerechnet werden.
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Sowohl berechnetes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Sollte Steuerfreiheit bestehen, muss darauf explizit darauf hingewiesen werden.
- Vereinbarte Rabatte/Boni etc.
Wurden dem Auftragsnehmer etwaige Rabatte oder Boni gewährleistet, müssen auch diese in der Rechnung angegeben werden. Es reicht zum Beispiel der Hinweis auf die Abzugsmöglichkeit von beispielsweise 3% Skonto bei einer Zahlung bis zu einem bestimmten Tag oder innerhalb einer vorgegebenen Frist.
Weitere Tipps für die richtige Rechnungslegung, lesen Sie hier.
So geht die Buchführung schnell und einfach von der Hand
Buchhaltung ist eine wichtige, wenn auch nicht immer beliebte Tätigkeit. Für die korrekte Administration ist gewisses Fachwissen notwendig, zusätzlich gibt es die Möglichkeit mit modernen und digitalen Systemen den Arbeitsaufwand zu minimieren. Wer seine Geschäftstätigkeiten kontinuierlich verfolgt, kann hierbei nicht nur besser strategische Entscheidungen treffen, sondern weiß auch über seine Liquidität Bescheid. Dem Unternehmenswachstum steht so nichts mehr im Weg!
