„Chef sein – wenn’s weiter nichts ist …“ So denken viele von uns. Doch wer schon einmal in einer Führungsposition war, weiß: Ganz so einfach ist es nicht. Neben der täglichen Arbeit und dem Druck, positive (Umsatz-)Ergebnisse zu liefern, ist auch die Mitarbeiterkommunikation eine große Herausforderung. Nein, damit ist nicht der Small Talk am Gang gemeint, sondern der Austausch über Unternehmensziele, personelle Neuerungen, die Arbeitsperformance des einzelnen Mitarbeitenden oder auch Gehalt und Bonifikationen. Bei all diesen Themen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Wir liefern mit diesem Beitrag sieben Tipps, wie Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nachhaltig verbessern können.
1: Der Ist- und der Soll-Zustand
Es mag langweilig klingen, aber wer seine Mitarbeiterkommunikation verbessern will, muss zunächst einiges abklären. Insbesondere: Wie werden Informationen zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitenden derzeit ausgetauscht – und was will ich erreichen? Diese Frage beinhaltet mehrere Aspekte, auf die wir in weiterer Folge näher eingehen:
- Welche Inhalte werden kommuniziert beziehungsweise sollen kommuniziert werden?
- Welche Kanäle nutzt das Unternehmen für die Mitarbeiterkommunikation – und welche könnte man sinnvollerweise neu einführen?
- Wie können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrerseits mit der Unternehmensführung Kontakt aufnehmen?
2: Kommunikation ist Dialog
Viele Firmenchefs verwechseln die Mitarbeiterkommunikation mit der bloßen Verlautbarung von Neuigkeiten. Doch Kommunikation findet in zwei Richtungen statt: von oben nach unten, aber auch von unten nach oben. Mitarbeitenden muss daher die Möglichkeit gegeben werden, ihre Wahrnehmung des Unternehmens zu artikulieren und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Am einfachsten geht das mit institutionalisiertem Feedback in jährlichen Mitarbeiterbefragungen, aber auch regelmäßigen persönlichen Gesprächen.
3: Authentizität schafft Vertrauen
Ist der eigene Betrieb nachhaltig? Ist man dank einer hohen Produkt- und Dienstleistungsqualität nah am Kunden? Werden Mitarbeiter fair bezahlt und achtet man auch sonst auf ihr Wohlergehen? Viele Unternehmer würde diese Fragen uneingeschränkt mit Ja beantworten. Sehen Kunden, Mitarbeiter oder die breite Öffentlichkeit die Sache differenzierter, kann das ihrer Meinung nach nur an einem unvollständigen Wissensstand liegen.
Ein bisschen mehr Selbstreflexion, das Einnehmen der Außenperspektive und das Aufwiegen von Selbst- und Fremdbild führen zu einer authentischeren Kommunikation. Keine Firma ist perfekt. Es ist daher wichtig, in der Mitarbeiterkommunikation auch Kritikpunkte aufzugreifen, Probleme beim Namen zu nennen und einen Optimierungsfahrplan zu erstellen. Das schafft Vertrauen und bringt Führungskräfte und Mitarbeitende näher einander näher.
4: Digitale Tools und persönliche Gespräche
WhatsApp-Gruppen waren nur der Anfang – mittlerweile gibt es zahlreiche elektronische Kommunikationstools. Einige davon wurden sogar speziell für den Austausch im Unternehmen konzipiert. Sie dienen gleichermaßen als Datenbanken, Dokumentenspeicher und Chat-Plattformen. Sinnvoll genutzt können solche digitalen Helfer die Mitarbeiterkommunikation erheblich erleichtern und beschleunigen.
Erste Einschränkung: In einer idealen Welt ist das Intranet schneller als die Gerüchteküche – besonders Informationen über Kündigungen, Beförderungen und Neueinstellungen erreichen die Raucherecke jedoch meist, ehe etwas unterschrieben und damit spruchreif ist. Trotzdem muss man Personalentscheidungen im Nachgang auch offiziell kommunizieren.
Zweites Aber: Ob E-Mail, Social-Media-Nachricht, Intranet oder Memo an der Anschlagtafel – man weiß nie, ob Mitarbeitende die Information erhalten, gelesen und richtig verstanden haben. Um sicherzugehen, sind regelmäßige persönliche Gespräche unumgänglich.
5: Seien Sie ein Vorbild
Ihr Betrieb kann sich vor Aufträgen kaum noch retten? Ist die wirtschaftliche Situation gerade schwierig und somit die Solidarität der Mitarbeitenden gefragt? Oder erwarten Sie von einem bestimmten Mitarbeiter mehr Leistung? In all diesen Fällen gilt: Seien Sie ein Vorbild!
Wenn Sie von anderen erwarten, Überstunden zu leisten, sollten Sie selbst auch mal auf Ihre wöchentliche Tennis-Partie verzichten. Wenn Sie von Kolleginnen und Kollegen wirtschaftliche Opferbereitschaft verlangen, sollten Sie zuerst beim eigenen Gehalt Abstriche machen. Und wenn Sie von Mitarbeitenden eine größere Einsatzbereitschaft oder eine bessere Performance verlangen: Machen Sie’s vor und verschaffen Sie sich damit Respekt.
Die Vorbildfunktion gilt übrigens auch im persönlichen Gespräch. Sie wünschen sich sicher, dass man Ihnen mit Respekt begegnet, nicht nur kritisiert, sondern Lösungsvorschläge liefert und letztlich auch das Positive an Ihrer Person und Ihrer Tätigkeit sieht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht es genauso.
6: Immer transparent bleiben
Man kann es im Leben wie auch im Beruf nie allen recht machen. Wenn Mitarbeiter A eine Gehaltserhöhung erhält oder befördert wird, gibt es immer einen Mitarbeiter B, der sich übergangen fühlt. Das ist menschlich und nicht restlos vermeidbar.
Wichtig ist allerdings, Entscheidungen möglichst transparent zu fällen. Idealerweise gibt es ein klares Gehaltsschema mit der Aussicht auf eine Erhöhung bei entsprechender Leistung, einen Fahrplan für den internen Karriereweg und auch Regeln für Aus- und Weiterbildungen, die an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden. All das erhöht die Motivation und die Mitarbeiterbindung.
7: Achten Sie auf das Betriebsklima
Die interne Kommunikation funktioniert nur in einem Umfeld, in dem alle (auf eine respektvolle Art und Weise) ausdrücken können, was sie denken. Dafür ist ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten nötig, aber auch ein gutes Klima der Mitarbeiter untereinander. Gelegentliche Team-Events können hier Wunder wirken. Genauso wichtig sind jedoch gemeinsam erarbeitete Verhaltensregeln und null Toleranz, falls es trotzdem zu Mobbing am Arbeitsplatz kommt.
Fazit: Zeigen Sie Ihr Bemühen
Man sieht also, dass die Mitarbeiterkommunikation sehr viele Aspekte umfasst. Es erwartet daher niemand im Betrieb, dass Sie in diesem Bereich perfekt sind. Die Mitarbeitenden sollten aber Ihr Bemühen erkennen, dass Sie Zeit und Ressourcen in die Kommunikation stecken und dass Sie zuhören können und wollen.
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