In der Buchführung werden sämtliche Geschäftsfälle aufgenommen. Ob Ausgaben, Einnahmen oder laufende Kosten. Damit die Aufstellung übersichtlicher und besser kontrollierbar wird, werden die Geschäftsfälle auf unterschiedliche Kontenarten gebucht. Um welche Konten es sich hierbei handelt und welchen Zweck sie erfüllen, erklären wir im zweiten Teil unserer Beitragsserie zum Thema Buchhaltung.
Der Sinn und Zweck der Kontenvielfalt
Natürlich wäre es theoretisch möglich, alle Buchungen direkt in der Bilanz bzw. im Gewinn- und Verlustkonto zu erfassen. Doch hier stellt sich schnell eine unübersichtliche Reihung ein. Damit das nicht passiert und man verschiedene Aktivitäten besser nachvollziehen und bewerten kann, werden die Konten getrennt. Und das in unterschiedliche Kontenarten.
Unterschiedliche Kontenarten im Überblick
Unternehmen führen in der Regel folgende Kontoarten:
Kontoart 1: Bestandskonten
Bestandskonten werden zu jedem Beginn eines Geschäftsjahres mit den Endbeständen des jeweiligen abgeschlossenen Vorjahres erstellt. Durch die Veränderung der Bilanz ergeben sich die Vermögens- und Kapitalbeständen des Unternehmens. So werden alle Aktivbestände in Aktivkonten abgeleitet und alle Passivposten in Passivkonten. Auf einem Aktivkonto werden im Soll der Anfangsbestand und die Eingänge gebucht, im Haben die Ausgänge und folglich der Endbestand. Das Passivkonto führt den Anfangsbestand und Eingänge im Haben und die Ausgänge wie den Endbestand im Soll.
Beispiele für Aktivkonten sind:
- Grundstücke und Gebäude
- Fuhrpark
- Technische Anlagen und Maschinen
- Roh- und Betriebsstoffe
- Kasse und Bank
Beispiele für Passivkonten sind:
- Eigenkapital
- Darlehen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (VLL)
Kontoart 2: Erfolgskonten sind Unterkonten der GuV
Zu den Erfolgskonten zählen sogenannte Aufwands- und Ertragskonten. Diese führen zu einer Veränderung des Eigenkapitals und beeinflussen damit die Höhe des Gewinns bzw. des Verlustes. Beispiele für Aufwandskonten sind etwa Lohn-, Zins-, Miet- oder Rohstoffaufwendungen. Aber auch Büromaterialien und KFZ-Kosten fallen unter diese Rubrik. Ertragskonten hingegen beinhalten z. B. Umsatzerlöse aus Verkäufen, Miet- oder Zinserträge und Provisionserträge. Zum Ende eines Geschäftsjahres werden schließlich sämtliche Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen.
Kontoart 3: Gewinn- und Verlustkonto
Über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) werden – wie schon kurz erwähnt – alle vorhandenen Erträge und Aufwendungen einer Abrechnungsperiode abgeschlossen und gegenübergestellt. Der daraus ermittelte Gewinn oder Verlust wird durch den jeweiligen Saldo abgebildet. Übersteigen die Erträge die Aufwendungen bedeutet dies einen Gewinn und das Eigenkapital wird erhöht. Sind jedoch die Aufwendungen höher, entsteht für das Unternehmen ein Verlust – das Eigenkapital wird minimiert.
Kontoart 4: Steuerkonten
Die Umsatzsteuer ist ein stetiger Begleiter eines Unternehmens. Der Großteil der Geschäftsfälle innerhalb Deutschlands wird mit der Umsatzsteuer belegt. Dies gilt sowohl für den Verkauf von Waren und Produkten als auch für Dienstleistungen. Hier muss das Unternehmen an das Finanzamt die für jede verkaufte Leistung vereinbarte (berechnete) oder, abhängig u.a. von der Unternehmensgröße, vereinnahmte (erhaltene) Mehrwertsteuer abführen. Bei Einkäufen kann die berechnete bzw. bezahlte (siehe oben) Umsatzsteuer wiederum als Vorsteuer abgezogen werden. Mittels der Eingangsrechnung wird hier die angeführte Umsatzsteuer ermittelt und abgezogen.
Um den Vorgang auch korrekt festzuhalten, wird das Steuerkonto in zwei Bereiche unterteilt: Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonto. Während das Umsatzsteuerkonto als passiv angesehen wird und die Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt darstellt, ist das Vorsteuerkonto aktiv und stellt ein Guthaben bzw. eine Forderung an das Finanzamt dar. Beide Konten werden gegeneinander abgeschlossen, was bedeutet, dass am Ende nur das Konto mit dem höheren Saldo erscheint.
Kontoart 5: Eigenkapitalkonto
Das Eigenkapitalkonto ist ein passives Bestandkonto. Es soll vor allem darlegen, dass durch Eigenkapitalgebrauch ein Teil des Vermögens erst entstehen kann. Dieses Konto wird durch die Aktivitäten auf dem Gewinn- und Verlustkonto sowie die Privatkonten (siehe Kontoart 6) beeinflusst. Hier zeigt sich die Sonderfunktion des Eigenkapitalkontos: Es werden sowohl erfolgswirksame als auch erfolgsneutrale Geschäftsfälle erfasst.
- Erfolgswirksame Geschäftsfälle: Gewinn- und Verlustkonto verzeichnet alle Salden der Erfolgskonten
- Erfolgsneutrale Geschäftsfälle: Privatkonten weisen sich neutralisierende Buchungen der Privateinlagen und -entnahmen auf
Nachdem die Salden des Gewinn- und Verlustkontos und der Privatkontos gebucht worden sind, wird schließlich über das Schlussbilanzkonto das Eigenkapital abgeschlossen.
Kontoart 6: Privatkonten
Entnimmt der Unternehmer Geldbeträge für private Zwecke, handelt es sich im Fachterminus um eine Privatentnahme. Das gilt auch für die Entnahme von z. B. Waren. Wird hingegen ein privates Gut z. B. PKW (mit festzulegendem jeweiligem Wert) oder Vermögen in das Unternehmen eingebracht, handelt es sich um eine Privateinlage. Dies sind Geschäftsfälle, die über das Privatkonto gebucht werden. Privatkonten sind mehrheitlich bei Privatunternehmern und Personengesellschaften in Gebrauch, da bei einer Kapitalgesellschaft (GmbH oder AG) eine Privatentnahme oder -einlage nicht möglich ist.
Für jeden Geschäftsfall ein Konto
Jedes Konto hat seinen Sinn und Zweck in der Buchführung. Nicht nur, um Übersichtlichkeit zu schaffen, sondern auch, um genügend Transparenz und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Geschäftsfälle zu gewährleisten. Das Kapital wird gegliedert und zweckorientiert zugeteilt.
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